Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Pernambuco
Campus Olinda

A produção e o armazenamento de documentos impressos deixarão de ser rotina no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Pernambuco (IFPE). É que a instituição deu início ao processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos que tem como objetivo promover a eficiência administrativa.

Criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para outras instituições, o SEI possibilita transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico, ou seja, a tramitação de documentos, desde a criação, a edição, a assinatura e até o armazenamento é feita totalmente em ambiente virtual. Também será possível a atuação simultânea de diversas unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realização das atividades. O SEI integra o Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa coordenada pelo Ministério da Economia, que congrega diversos órgãos e entidades públicas visando construir uma infraestrutura para a integração dos documentos e processos dos órgãos do Governo Federal. Atualmente, diversos órgãos públicos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário já utilizam o SEI, além de associações e outras entidades.

Por meio de acordo de cooperação técnica assinado com o TRF4 em março deste ano, o IFPE também vai agora fazer uso do sistema. De acordo com a servidora Allane Cardoso, presidente da Comissão de Implantação do SEI no IFPE, os benefícios trazidos com essa ação são muitos, com destaque para a eficiência, sustentabilidade e transparência do serviço público.

Quando se trata da sustentabilidade, a economia de recursos é o grande ganho dessa mudança. “Com a implantação do SEI, os processos passarão a ser autuados dentro do sistema, gerando uma redução significativa de gastos, principalmente com papéis e, consequentemente, a instituição contribui com a redução dos danos ao meio ambiente”, ressalta Allane. Dessa forma, o SEI vai contribuir enormemente não só na redução do uso de papel, mas de impressoras e de cartuchos, além do impacto no transporte dos processos, onde vai ser possível economizar com malote, correios e transportadora, tanto no aspecto financeiro, como também com as pessoas envolvidas nessas atividades. Segundo Allane, foram gastas, entre 2017 e 2019, 25.718 resmas de papel, o que equivale a quase 320 mil de reais em dinheiro, recurso esse que poderá agora ser economizado com o SEI.

Allane complementa que também haverá uma redução de espaço físico na instituição destinado ao armazenamento dos documentos impressos, que ocupam parte do ambiente de trabalho, e que agora passarão a ser arquivados de forma totalmente digital. Isso otimizará o uso de armários, materiais de escritórios e o próprio espaço da sala, que ficará mais livre para outras funções.

Outro impacto importante trazido com o SEI é o ganho com a eficiência administrativa. De acordo com a arquivista Deanda Leandro, líder da equipe de Arquivo do Projeto IFPE sem Papel, a implantação e, consequentemente, a implementação do SEI no IFPE contribui com o desenvolvimento institucional em termos de efetivar as ações relacionadas à gestão organizacional, a gestão de processos e documentos, sobretudo, na eficiência e dinamismo na execução das atividades de trabalho. Deanda reforça que, com a automação dos processos, ocorrerá uma diminuição de tarefas envolvidas e uma simplificação de documentos. Pelo SEI, o processo é enviado e recebido imediatamente por meio da internet, e com isso as ações são realizadas mais rapidamente, o que vai permitir uma significativa economia de tempo gasto, dando mais agilidade ao trâmite desses processos, além de uma maior facilidade de localização, de visualização e de acesso aos documentos.

Além disso, um aspecto que merece destaque é a transparência adotada com essa mudança, pois um dos objetivos do SEI é atender à Lei de Acesso à Informação, conhecida como Lei da Transparência. Dessa forma, os processos e documentos estarão acessíveis não só às partes envolvidas no processo, como para qualquer servidor do Instituto e também a qualquer membro da sociedade que tenha interesse em acessar as informações, desde que o processo seja de caráter público e não sigiloso.

A Pró-Reitora de Integração e Desenvolvimento Institucional (Prodin) do IFPE, Juliana Andrade, destaca que a instituição só tem a ganhar com essa mudança, e que isso representa um avanço para a instituição em termos de tratamento dos processos e de cultura organizacional. “Desde o início da pandemia nos adequamos a tratar as demandas de forma remota, mas sem o respaldo de um sistema de processo eletrônico. O SEI vai permitir a melhoria no desempenho dos processos, ganho em agilidade, maior transparência, e tudo isso visa a satisfação do nosso público interno e também externo, sem falar na redução dos custos que estão atrelados à utilização de processo físico”, enfatiza Juliana.