Perguntas frequentes
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Qual a norma que regulamenta o uso do SEI no IFPE?
A Portaria IFPE n° 1.261, de 28 de dezembro de 2021, institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI-IFPE) como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos do IFPE e define normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico.
Sou servidor, como acesso o SEI?
Utilize seu CPF no login único (sem pontos ou traços) e sua senha do Acesso IFPE.
Atenção: Antes do primeiro acesso, você precisa ter preenchido o Termo de Responsabilidade de uso do SEI.
Caso eu ainda não tenha um usuário e uma senha, como devo proceder?
Para estudantes e comunidade externa, o acesso se dá por convite, o qual permitirá ao usuário preencher seus dados cadastrais e passar pelo processo de validação dos dados. Caso este convite não tenha ocorrido, o usuário deve procurar a instância do IFPE responsável pelas atividades que o usuário terá iteração.
Para servidores do IFPE, na falta de usuário e senha, o mesmo deve solicitar primeiramente o seu cadastro no Acesso IFPE (acesso ifpe). Quando seu cadastro no Acesso IFPE estiver ativo, deverá informar ao suporte.sei de sua unidade (campus).
Qual navegador (browser) devo usar para acessar o SEI?
O SEI é compatível com Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer/Edge, porém apresenta maior compatibilidade com o Firefox (recomendado).
Quem vai realizar a digitalização de processos e documentos?
A digitalização de processos e documentos será realizada no próprio setor do usuário que está instruindo o processo e em caso de dificuldades técnicas ou operacionais, nos setores de protocolo da sua unidade (campus).
O que faço com a documentação em papel que minha unidade digitalizou e já inseriu no sistema?
Os documentos deverão ser arquivados na própria unidade. É importante lembrar que nenhum documento digitalizado poderá ser eliminado pelas unidades setoriais do IFPE. A tabela de temporalidade deve ser consultada para se orientar o tempo de guarda do documento nas fases corrente, intermediária e permanente, assim como a destinação que deva ser dado aos documentos do processo.
Posso atribuir processo para uma pessoa de outra unidade?
Não. Só é possível atribuir processos para pessoas que estão habilitadas para a sua unidade setorial.
Como ficam os processos físicos tramitados até o dia 2 de janeiro de 2022 e ainda não finalizados?
Preferencialmente, todos deverão ser escaneados e inseridos no SEI, conforme orientações estabelecidas na Portaria IFPE n° 1.261, de 28 de dezembro de 2021, que define a implantação do SEI.
Não havendo condições de digitalização imediata dos autos, os processos devem ser encaminhados e protocolados fisicamente, porém, a tramitação e as demais ações devem ser registradas no SEI. Sob nenhuma hipótese, os documentos gerados no SEI deverão ser impressos e anexados ao processo físico. O tratamento do processo pelo setor destinatário está condicionado ao recebimento dos volumes, logo, a contagem dos prazos para tratamento dos autos inicia a partir da entrega do processo físico.
O prazo para a digitalização desses processos ainda será definido pelo Comitê de Governança, Riscos e Controle.
Para os processos físicos, qual o número que devemos usar no SEI?
Nesses casos, ao se iniciar o processo, é necessário ser atribuído o Número Único de Protocolo (NUP) utilizado no Suap (p. ex. n° 2329X.00XXXX.2021-XX), conforme passos abaixo:
Passo-a-passo: Iniciar processo – Protocolo – marcar a opção “informado” – digitar o NUP gerado no SUAP.
Quais tipos de processos serão eletrônicos?
Todos os processos administrativos criados a partir do dia 3 de janeiro de 2022, tanto na área meio como na área fim, serão exclusivamente eletrônicos, sem exceção. Após a implementação do SEI, não haverá mais autuação de processo em papel.
Estou com dificuldades com o SEI, quem pode me ajudar?
Encaminhe sua dúvida para o e-mail suporte.sei de sua unidade (campus) –suporte.sei@XXXXXXX.ifpe.edu.br.br. Não se esqueça de informar seu nome, setor e telefone para contato).
Os requerimentos do IFPE ainda serão utilizados?
Sim. Por enquanto, o SEI-IFPE não está parametrizado com todos os nossos formulários ainda, então basta usar o atual formulário e inserir como documento externo ao SEI. Importante estar atento às orientações para digitalizar o documento, dispostas na Portaria IFPE n° 1.261, de 28 de dezembro de 2021.
Quais são as recomendações para digitalização dos arquivos que entrarão como documento externo ao SEI?
Todas as orientações necessárias estão na Portaria IFPE n° 1.261, de 28 de dezembro de 2021.