IFPE – Instituto Federal de Pernambuco

Por meio do Projeto “IFPE sem Papel”, o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Pernambuco (IFPE) dá continuidade ao processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta tecnológica que vai transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico, ou seja, a tramitação de documentos, desde a criação, a edição, a assinatura e até o armazenamento será feita totalmente em ambiente virtual.

Para esse processo, foi criada uma comissão central de implantação do SEI, composta por 31 membros e com representantes de todos os campi. Também foram formadas comissões locais nos campi, com no mínimo quatro membros: um servidor da área de Tecnologia da Informação (TI), um docente e dois técnico-administrativos. Na comissão central, por sua vez, existem as equipes Administrativa, de Arquivo e de TI. De acordo com a servidora Allane Cardoso, presidente da Comissão de Implantação do SEI no IFPE, no ano passado foram dados os primeiros passos desse projeto. “Iniciamos nossos trabalhos em setembro de 2020. Decidimos fazer o projeto depois das reuniões que realizamos com algumas instituições (IFCE, UFMS, IFBA, IFPR e UFAM) para conhecer o processo de implantação do SEI nos seus respectivos órgãos. A partir desses encontros, observamos que as instituições que obtiveram sucesso na implantação elaboraram um projeto, optamos seguir na mesma linha. Inclusive, o Arquivista do IFCE, Francivaldo Brito, se dispôs a nos ajudar nessa implantação, capacitando a equipe do projeto. O Arquivo Nacional também tem nos auxiliado com orientações técnicas, e todas as normativas que estamos elaborando passarão pela ótica desse órgão público”, explica Allane.

Segundo Jadson Almeida, Líder da Equipe Administrativa do Projeto IFPE sem Papel, os servidores da instituição serão capacitados de diferentes formas para utilizar o sistema, e assim garantir melhorias no desempenho dos processos institucionais, com ganhos em agilidade, produtividade e redução de custos. “Com a finalidade de viabilizar a efetiva tramitação de processos e documentos eletrônicos no sistema, o projeto está sendo realizado através da execução dos planos de gerenciamento, de riscos, de comunicação e de capacitação, os quais foram elaborados de maneira integrada com finalidade de potencializar as vantagens que o SEI possibilitará ao IFPE”, ressalta Jadson.

Por sua vez, Jadson destaca que os planos estão sendo executados e monitorados de forma constante no intuito de garantir uma série de benefícios trazidos com o sistema, tais como: agilidade na tramitação de processos; facilidades de localização, visualização e acesso; melhor organização de conteúdo; economia de recursos, espaço e tempo; transparência na tramitação processual; e proteção contra avarias e perdas. “A equipe do projeto está trabalhando para que a implantação do SEI no IFPE seja um sucesso e que a instituição possa obter ganhos significativos em termos de eficiência e sustentabilidade. Desse modo, a sensibilização e o engajamento dos servidores ao projeto é de fundamental importância para consolidar essa implantação”, reforça.

CURSO DE CAPACITAÇÃO

Para ajudar nesse processo de sensibilização e engajamento com o Projeto “IFPE sem Papel”, e também com o intuito de conhecer mais sobre o SEI, a Diretoria de Gestão de Pessoas (DGPE) do IFPE recomenda que os servidores realizem, o mais breve possível, um curso de curta duração disponível na Escola Virtual da ENAP – Escola Nacional de Administração Pública. A capacitação é gratuita, com carga horária de 20 horas, e ajudará os servidores a terem as primeiras noções de operação da ferramenta. Acesse o curso nesse endereço: https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74.

Caso necessário, os servidores poderão requisitar, previamente, o afastamento para participar do curso, por até 3 dias consecutivos, a serem programados com a chefia imediata. Após os três dias, os servidores devem apresentar o certificado de conclusão.

Os servidores podem esclarecer dúvidas com a Coordenação de Gestão de Pessoas (CGPE) de sua unidade. A previsão é que o IFPE implante e implemente o SEI ainda neste ano.