Apresentação
Conheça o Protocolo da Reitoria
O setor de protocolo está inserido no Macroprocesso 03.007 gestão da informação e da documentação e são atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos e os respectivos procedimentos decorrentes, como preceitua a Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
No IFPE, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é o sistema oficial de gestão eletrônica de processos e documentos, sendo de uso obrigatório para a criação e tramitação de processos desde que a instituição aderiu ao SEI, em 3 de janeiro de 2022, conforme estabelece a Portaria IFPE 1.261, de 28 de dezembro de 2021.
O setor de Protocolo da Reitoria está localizado no Bloco A, Sala 23, do prédio do Campus Recife, situado na Av. Prof Luiz Freire, 500, Cidade Universitária, CEP: 50740-545.
A sala, que dispõe de dois ambientes, é o local de atendimento presencial dos servidores, colaboradores e, em casos excepcionais, discentes. O setor atende, presencial e remotamente, fornecedores, representantes legais e outros interessados do público externo para orientações relativas à autuação e tramitação de processos e ao trato de informações no sistema.
O Protocolo da Reitoria também atua no envio e recebimento de correspondências; distribuição da correspondência para setores da Reitoria; fiscalização de contratos dos Correios; cadastro de usuários externos do SEI e com módulos de acesso.
O setor do Protocolo está ligado à Pró-Reitoria de Integração e Desenvolvimento Institucional (Prodin) e atua como apoio ao Gabinete da Reitoria na autuação de processos. A equipe de trabalho do setor é composta por duas arquivistas e duas assistentes.
- Portaria IFPE nº 47, de 10 de janeiro de 2023, que designa servidores como responsáveis titular e suplente do protocolo.
- Portaria IFPE no 1.396, de 7 de dezembro de 2022, que cria a unidade administrativa informal Setor de Protocolo (SPRO/PRODIN) pertencente à estrutura organizacional da Reitoria desta Instituição Federal de Educação.